REPUBLIKA.CO.ID, JAKARTA -- George A Makdisi dalam Cita Humanisme Islam, mengatakan, dalam karyanya Shubh al-A'sya' fi Shina ah al-Insya atau Pedoman Teknik Mengarang, Al Qalqasyandi membagi seni kesekretariatan ke dalam dua kategori utama, yaitu kitabah al insya dan kitabah al amwal. Ia pun memberikan definisi terhadap kedua istilah tersebut.
Al Qalqasyandi mengatakan, kitabah al insya adalah segala sesuatu yang berhubungan dalam tradisi menulis dengan komposisi kata-kata dan penyusunan gagasan. Pada bagian tersebut, dia membuat daftar tentang contoh-contoh komposisi surat.
Ia pun menuliskan contoh komposisi berbagai dokumen resmi tentang politik, hukum, dan akta-akta notariat. Sedangkan kitabah al amwal, merupakan pencatatan tentang pemasukan dan pengeluaran belanja pemerintah.
Lebih jauh, Al Qalqasyandi mengungkapkan, tulisan para pakar humaniora lebih layak disebut insya' karena kitabah al insya menuntut kepandaian dan orisinalitas. Sehingga, membutuhkan kecakapan lebih tinggi.
Alasannya, dalam kitabah al amwal, kata Al Qalqsyandi, tak membutuhkan orisinalitas. Sudah ada bahasa dan ungkapan-ungkapan bakunya. Naskah-naskah dalam hukum atau dokumen resmi biasanya disalin apa adanya tanpa modifikasi penambahan atau pengurangan.
Setiap naskah tersebut disalin sesuai dengan kerangka penulisan yang sudah baku. Dalam karyanya, Al Qalqasyandi menuliskan pula daftar jabatan sekretaris berdasarkan fungsi mereka masing-masing. Ia menyebut tujuh jabatan sekretaris.
Pertama, sekretaris yang menuliskan surat-surat resmi dan dokumen tentang delegasi kekuasaan.
Kedua, sekretaris yang menuliskan surat-surat penguasa. Ketiga, sekretaris yang menuliskan surat-surat para pejabat tinggi pemerintahan.
Sedangkan keempat, sekretaris yang menuliskan berbagai pernyataan, surat-surat pendek, dan salinan-salinan. Kelima, adalah jenis sekretaris yang menyalin berbagai karya dari naskah aslinya dengan kaligrafi yang indah.
Jenis sekretaris keenam adalah mereka yang mengoreksi penulisan naskah-naskah di kantor arsip, memeriksa kesalahan gramatikal, kesalahan penulisan yang tidak disengaja, dan seterusnya. Ketujuh, sekretaris yang memelihara catatan-catatan di kantor administrasi atau kearsipan.
Sebelumnya, daftar semacam itu juga pernah dibuat Amid al-Ruasa Abu Thalib Muhammad Ibnu Ayyub Al Katib. Ia merupakan sekretaris khalifah Al Qa'im di Baghdad, yang menduduki jabatannya hingga selama 16 tahun.
Daftar milik Ayyub Al Katib mengelompokkan sekretaris sesuai dengan kemampuannya menulis atau mengarang prosa indah. Dia hidup antara tahun 951 dan 1056 Masehi. Beberapa abad sebelum lahirnya Al Qalqasyandi.
Al Qalqasyandi juga merumuskan daftar lainnya dalam karya berbeda yaitu Maqamah dan beberapa karya penting lain. Ia menyatakan, salah satu profesi kesekretariatan yang paling prestisius dan menjanjikan adalah sekretaris negara.
Seorang sekretaris negara memiliki peran yang sangat penting dalam memelihara kelancaran sistem administrasi dan kearsipan. Sehingga hanya orang-orang yang terbaik dan memiliki kemampuan lebih yang bisa menduduki jabatan sebagai sekretaris negara.
Selain itu, sekretaris negara juga berperan sebagai kepala kantor administrasi dan kearsipan, serta sebagai orang kepercayaan penguasa. Dia menegaskan masalah tersebut dengan mengatakan bahwa katib adalah lidah penguasa atau juru bicara penguasa.
Semakin menarik kata-kata yang sering diucapkan seorang katib atau sekretaris negara, maka semakin besar pengaruhnya dalam pemikiran masyarakat. Menurut dia, ini akan mengerek pula prestise penguasa yang menjadi atasannya.
Al Qalqasyandi mengatakan, pentingnya kedudukan sekretaris negara, seorang penguasa baik sultan, khalifah, atau amir harus cermat dalam memilih orang untuk menduduki jabatan sebagai sekretaris negara atau mengepalai dewan sekretariat negara.
Biasanya, kata Al Qalqasyandi, pertimbangan mereka untuk menentukan seseorang di jabatan itu adalah pertimbangan kemampuan dalam tata bahasa dan penulisan, bukan gelar kebangsawanan.
Ikuti Whatsapp Channel Republika
